Politique de confidentialité

Le respect et la protection des renseignements personnels sont des principes chers à Fontaine & Associés Inc. Nous nous engageons à recueillir, utiliser et divulguer des renseignements personnels de façon responsable et seulement dans la mesure où ils sont nécessaires à la prestation de nos services. Nous voulons aussi être ouverts et transparents quant à la manière dont nous traitons les renseignements personnels. Ce document décrit notre politique de confidentialité.

Qu’est-ce qui constitue des renseignements personnels ?

Les renseignements personnels sont des informations au sujet d’une personne en particulier. Les renseignements personnels comprennent les informations au sujet de leur personne, comme leur genre, leur âge, leur statut matrimonial et familial, leur revenu, leurs dettes, leur adresse ou leur numéro de téléphone personnels et les raisons de leurs difficultés financières ; au sujet de leur santé, comme des handicaps, ou des problèmes de santé occasionnant des pertes de revenus ; ou de leurs activités et opinions, comme des opinions exprimées par la personne, ou notre opinion de la cause de leur faillite personnelle. Les renseignements personnels doivent être séparés des renseignements d’affaires — adresse et numéro de téléphone de leur entreprise — qui ne sont pas protégés par la législation sur les renseignements personnels.

À notre sujet

Fontaine & Associés Inc. est un cabinet de syndics autorisés en insolvabilité qui est réglementé par le Bureau du surintendant des faillites du Canada. Nous recourons à plusieurs conseillers et agences qui peuvent, dans le cadre de leur travail, avoir un accès limité aux renseignements personnels que nous détenons. Cela comprend des agents, des conseillers en informatique, le personnel de sécurité et d’entretien de nos bureaux, une entreprise de stockage de fichiers, les employés temporaires au cours de vacances, les compagnies de cartes de crédit, les gestionnaires de sites Web, les services d’entretien ménager, notre propriétaire et nos avocats. Nous empêchons leur accès aux renseignements personnels que nous détenons autant que possible. Nous nous assurons également qu’ils adhèrent à des principes de confidentialité.

Nous recueillons des renseignements personnels : pour une raison primordiale

Au sujet des débiteurs

Comme tous les syndics autorisés en insolvabilité, nos rôles sont multiples. Par exemple, nous pouvons être un syndic de faillite, l’administrateur d’une proposition de consommateur, un séquestre, un gestionnaire, ou un mandataire de créancier garanti. Selon le rôle que nous jouons — et ce rôle peut changer avec le temps —, le genre de renseignements personnels que nous recueillons, utilisons et divulguons au sujet d’un débiteur peut varier.

Cependant, de façon générale, nous recueillons habituellement les renseignements sur les débiteurs qui nous permettent de connaître leurs actifs et leurs passifs, leurs revenus et leurs dépenses, leurs circonstances familiales, les raisons de leurs difficultés financières et qu’est-ce qu’ils peuvent raisonnablement rembourser. Ces renseignements sont alors utilisés et divulgués pour remplir les différents formulaires gouvernementaux (par exemple pour le Bureau du surintendant des faillites du Canada, le séquestre officiel, l’Agence du revenu du Canada) et parfois pour la cour, et pour informer les créanciers de la situation du débiteur, pour réaliser les actifs, y compris les revenus supplémentaires survenus durant le processus de faillite, payer les créanciers et participer au processus de libération de faillite du débiteur.

Nous obtenons la plupart des renseignements du débiteur lui-même, mais il se peut que nous recueillions des renseignements auprès de ses créanciers, des membres de sa famille, des personnes ou organisations effectuant des transactions financières avec le débiteur, de documents publics et autres sources qui contiennent des renseignements pertinents afin de nous permettre d’amasser l’information la plus correcte et la plus complète possible. Cela fait partie de nos obligations de syndics autorisés en insolvabilité.

Généralement, on demande le consentement du débiteur pour recueillir, utiliser et divulguer ses renseignements personnels. Cependant, il peut arriver que nous recueillions, utilisions et divulguions ces informations dans le consentement du débiteur, dans certaines circonstances :

  • Nous agissons comme l’agent de recouvrement d’une dette ;
  • Nous y sommes obligés par la loi ;
  • Nous obtenons l’information d’un document public d’un registre réglementaire ;
  • Nous sommes en situation d’urgence.

Le consentement peut être écrit, verbal ou implicite.

Au sujet des créanciers

Comme la plupart des professionnels de l’insolvabilité et de la restructuration, nous recueillons, utilisons et divulguons des renseignements au sujet des créanciers et des montants réclamés par eux afin d’évaluer et de traiter la réclamation et de procéder à la distribution. Par exemple, le bilan de liquidation qui est distribué aux créanciers et déposé auprès du gouvernement dresse la liste de tous les créanciers connus et des montants qui leur sont dus. Cependant, certains créanciers le sont à titre personnel et leur information de contact ainsi que leurs renseignements financiers seront de nature personnelle et non d’affaires. Dans un tel cas, nous pourrions devoir obtenir le numéro d’assurance sociale du créancier, comme nous le faisons pour le débiteur, afin de déclarer la transaction ou le revenu afférent.

Là encore, comme pour les débiteurs (voir plus haut), nous essayerons d’obtenir un consentement, dans la mesure du possible. Cependant, ce n’est pas toujours possible (par exemple, la loi nous oblige à diffuser le bilan de liquidation aux créanciers). Les créanciers doivent présumer que toute information qu’il nous donne s’accompagne de leur consentement à ce que nous l’utilisions et la divulguions au débiteur, aux autres créanciers — qui ont le droit de savoir qui d’autre fait une réclamation contre les actifs du débiteur —, au gouvernement et à la cour, dans le déroulement normal du processus.

Au sujet des clients et des employés du débiteur

Nous avons les mêmes obligations que le débiteur lorsque nous assumons la propriété, le séquestre ou la gestion de l’entreprise d’un débiteur. Ainsi, si les activités commerciales de l’entreprise tombent sous la loi du respect de la vie privée, nous recueillons, utilisons et divulguons les renseignements personnels de la même façon que le débiteur doit le faire. Par exemple, nous devons vendre la liste de clients et de leurs dossiers de la même manière que le débiteur le ferait. Pour plus d’information ou pour un cas en particulier, veuillez communiquer avec notre responsable de la protection des renseignements personnels.

Au sujet du public en général

Pour les membres du public, notre objectif premier de la collecte d’information est habituellement pour recueillir et examiner l’information qui est en rapport avec un sujet qui affecte le dossier de notre débiteur (par exemple, la propriété et l’historique d’un fonds ou d’un actif). Ainsi, les renseignements personnels sont accessoires dans notre gestion d’un dossier de débiteur. Il arrive souvent que la collecte, l’utilisation et la divulgation se fassent sans le consentement de la personne parce que nous examinons ce qui semble être une rupture de contrat ou une violation de la loi et qu’obtenir le consentement pourrait compromettre l’enquête, ou parce que la loi nous oblige à recueillir ces renseignements.

Un autre but principal de l’obtention de renseignements personnels des membres du public est de les informer des services en insolvabilité et en restructuration de façon générale, et plus particulièrement des nôtres. Par exemple, bien que nous essayions de n’obtenir que l’information de contact au travail, il se peut que nous obtenions l’adresse et le numéro de télécopieur de la maison et l’adresse courriel personnelle.

Nous essayons d’obtenir le consentement de la personne avant de recueillir des renseignements personnels (à moins qu’ils ne soient disponibles dans des registres publics), mais si ce n’est pas possible, pour une quelconque raison, nous retirerons, immédiatement et sur demande, ces renseignements des documents partagés.

Sur notre site Web, à l’exception des témoins ou « cookies » (marqueurs électroniques qui reconnaissent les dispositifs qui ont déjà visité notre site), nous ne pouvons recueillir que les renseignements que vous nous fournissez et ne pouvons les utiliser que pour la raison pour laquelle vous nous les avez fournis (par exemple, pour répondre à votre courriel, pour vous inscrire à une formation ou vous abonner à notre infolettre). Les témoins sont utilisés dans le seul but de simplifier votre navigation sur notre site et non pas pour vous surveiller.

Au sujet de notre personnel

En ce qui a trait à notre personnel, nous ne recueillons que leurs renseignements personnels qui sont nécessaires pour les communications et activités de travail et pour les rapports gouvernementaux (soit pour parler d’un mandat, émettre des chèques de paie, accorder des avantages sociaux, évaluer le rendement des employés, remettre les reçus pour fin d’impôt et préparer les déclarations de revenus). Les renseignements ainsi recueillis peuvent être des adresses et numéros de téléphone personnels, les numéros d’assurance sociale et des renseignements pertinents pour l’évaluation du rendement. Il est rare que nous recueillions ce genre de renseignement sans consentement préalable (parfois implicite), mais ça pourrait se produire en situation d’urgence (comme l’apparition d’une maladie contagieuse) ou pour enquêter sur une possible violation de la loi (par exemple, s’il y avait un vol au bureau).

Nous recueillons des renseignements personnels : pour des raisons connexes et secondaires

Comme beaucoup d’organisations, nous recueillons, utilisons et divulguons des renseignements pour des raisons connexes ou secondaires à nos raisons primordiales. Voici des exemples courants de raisons connexes et secondaires :

  • Pour la facturation de nos services ou le recouvrement de comptes impayés ;
  • Pour informer le public des cours et services que nous fournissons, y compris les sources de référence de notre infolettre.
  • Notre cabinet fait la revue de nos dossiers afin de nous assurer de la grande qualité des services fournis, y compris le rendement de nos fournisseurs et de notre personnel. De plus, les consultants externes (comme les conseillers, les avocats, les technologues de l’information) font des vérifications et des évaluations d’amélioration de la qualité en notre nom, y compris la révision des dossiers et l’entrevue de notre personnel.
  • Les syndics autorisés en insolvabilité sont réglementés par le Bureau du surintendant des faillites du Canada, les règlements provinciaux des comptables, l’Association canadienne des professionnels de l’insolvabilité et de la réorganisation et autres organismes qui peuvent inspecter nos dossiers et interviewer notre personnel dans le cadre de leurs activités reliées à l’intérêt public. De plus, en tant que professionnels, nous devrons dénoncer toute faute grave, incompétence ou incapacité d’autres professionnels attachés à d’autres organisations ou à la nôtre. De même, notre cabinet croit devoir signaler aux autorités de l’information qui fait soupçonner de graves comportements illégaux. Les instances réglementaires externes ont leurs propres strictes obligations en matière de respect de la vie privée. Ces signalements pourraient inclure des renseignements personnels au sujet des débiteurs, des créanciers et d’autres personnes afin d’appuyer leur préoccupation (comme un service de mauvaise qualité), bien que nous essayions de divulguer le minimum de renseignements. Comme pour toute organisation, les agences gouvernementales (Agence du revenu du Canada, Commissaire à l’information et à la protection de la vie privée, Commission canadienne des droits de la personne, etc.) détiennent l’autorité pour examiner nos dossiers et interviewer notre personnel dans le cadre de leur mandat. Dans ces circonstances, nous pourrions consulter d’autres professionnels (avocats et comptables) qui feront enquête et nous soumettrons leurs résultats.
  • Les débiteurs, les créanciers et d’autres personnes avec qui nous faisons affaire pourraient avoir des questions au sujet des services que nous leur avons fournis ou de la façon dont nous avons traité leurs renseignements personnels. Il arrive également que nous fournissions des services à une personne sur une période prolongée de plusieurs mois ou de plusieurs années, dans quel cas il est utile de consulter des dossiers précédents. Nous conservons nos dossiers d’insolvabilité et de restructuration pour une période minimale de 10 ans après la fermeture du dossier afin que nous soyons en mesure de répondre à ces questions et de fournir ces services.
  • Si l’on devait vendre Fontaine & Associés Inc. ou ses actifs, l’acheteur voudrait examiner avec diligence raisonnable les dossiers du cabinet afin de s’assurer que c’est une entreprise viable qui lui a été décrite honnêtement. Cet exercice de diligence raisonnable pourrait comprendre l’examen de nos finances et de nos dossiers client. L’acheteur n’aurait pas le droit de retirer ou de prendre en note les renseignements personnels. Avant que l’acheteur ne puisse avoir accès à nos dossiers, il devra fournir une promesse écrite qu’il gardera la confidentialité des renseignements personnels. Seul un acheteur de bonne réputation qui a déjà une entente d’achat de l’organisation ou de ses actifs pourra avoir accès aux renseignements personnels, et ce, dans le seul but de terminer son examen de diligence raisonnable de l’entreprise avant de conclure cet achat.

Vous pouvez choisir de ne pas participer à ces objectifs connexes et secondaires, par exemple, en refusant le matériel promotionnel ou en payant à l’avance pour vos services. Cependant, nous n’avons pas le choix au sujet de certains de ces objectifs secondaires ou connexes, comme pour nous plier à des règlements externes.

La protection des renseignements personnels

Nous comprenons l’importance de la protection des renseignements personnels. À cet effet, nous avons pris les mesures suivantes :

  • L’information papier est supervisée ou mise en sécurité dans un endroit à accès restreint.
  • Les ordinateurs sont sous supervision ou placés en sécurité dans un endroit à accès restreint en tout temps. De plus, nos ordinateurs requièrent un mot de passe. Tous nos appareils téléphoniques sont numériques, ce qui les rend plus difficiles à intercepter. Par contre, nous sommes toujours prudents avec les téléphones cellulaires qui peuvent parfois obliquer vers un service analogique.
  • L’information papier est transmise par des firmes de bonne réputation dans des enveloppes ou des boîtes scellées et comportant une adresse et un destinataire.
  • L’information électronique est transmise par ligne directe ou de façon dépersonnalisée ou encore cryptée.
  • Notre personnel est formé pour ne recueillir, utiliser et divulguer des renseignements personnels que lorsque nécessaire dans le cadre de leurs fonctions et en accord avec notre politique de confidentialité.
  • Les consultants et agences externes qui ont accès à des renseignements personnels doivent nous fournir la preuve qu’ils adhèrent à une politique de confidentialité.

Conservation et destruction des renseignements personnels

Nous devons conserver les renseignements personnels pendant un certain temps pour être en mesure de répondre aux questions que vous pourriez avoir au sujet des services que nous vous avons fournis ou de la façon dont nous traitons vos renseignements personnels ou pour rendre des comptes à des régulateurs externes. Par contre, nous ne voulons pas détenir vos renseignements personnels trop longtemps afin de protéger votre vie privée.

Nous conservons nos dossiers d’insolvabilité et de restructuration pendant quatre ans suivant la fin de notre service. Les répertoires de contacts sont plus difficiles à détruire de façon systématique. Nous détruisons les renseignements quand nous le pouvons si nous ne croyons pas que nous aurons à communiquer à nouveau avec vous. Cependant, si vous le demandez, nous enlèverons toute information de contact immédiatement. Nous conservons tout renseignement personnel relié à la correspondance générale, à l’infolettre, à un séminaire ou à des activités marketing pendant une période de deux ans suivant la fin de la communication ou de l’événement.

Nous déchiquetons les documents papier contenant des renseignements personnels pour les détruire. Les renseignements électroniques sont supprimés et si nous nous débarrassons d’un ordinateur ou d’un autre dispositif de sauvegarde, nous nous assurons que le disque détruit est effectivement physiquement détruit ou totalement reformaté.

Vous pouvez consulter vos renseignements

À quelques exceptions près, vous avez le droit de voir les renseignements personnels que nous détenons à votre sujet. La plupart du temps, vous n’avez qu’à le demander. Nous vous aiderons à trouver les dossiers qui vous regardent. Nous vous aiderons également à déchiffrer les documents difficiles à comprendre, comme des formulaires abrégés, du langage technique, etc. Si nous ne vous connaissons pas, nous vous demanderons une preuve d’identité avant de satisfaire à votre demande d’accès. Nous nous réservons le droit d’exiger des frais minimes pour ces requêtes.

Si nous y voyons un problème, nous vous demanderons de nous faire une demande écrite. Si nous ne pouvons pas acquiescer à votre demande d’accès, nous vous en ferons part dans les 30 jours et nous vous donnerons la raison de ce refus, autant que possible.

Si vous croyez que vos renseignements personnels contiennent une erreur, vous pouvez demander qu’elle soit corrigée. On parle ici de renseignements représentant des faits et non de l’opinion professionnelle que nous avons formée. Nous pourrions vous demander d’apporter la preuve qu’il y a erreur dans notre dossier. Dans le cas où nous reconnaissions qu’il y avait une erreur, nous la corrigerons et nous en aviserons toutes les parties à qui nous avions envoyé le renseignement. Si nous ne sommes pas d’accord qu’il y a eu erreur, nous accepterons d’ajouter à votre dossier une brève déclaration de votre part au sujet du point de désaccord et nous enverrons cette déclaration à toutes les parties qui avaient reçu le renseignement précédemment.

Avez-vous des questions ?

Si vous avez des questions ou des inquiétudes, veuillez communiquer avec notre siège social :

Fontaine & Associés Inc., 430, avenue Westmount, Local A, Sudbury (Ontario)  P3A 5Z8
Téléphone : 705.560.1212.
Télécopieur : 705.560.8076
Site Web : www.fontaineinc.com
Courriel : info@fontaineinc.com

Nous essayerons de répondre aux questions ou inquiétudes que vous pourriez avoir.

Si vous voulez déposer une plainte officielle à l’encontre de nos pratiques en matière de confidentialité, veuillez le faire par écrit et l’adresser à notre siège social. Nous accuserons réception de votre plainte, nous nous assurerons qu’elle est traitée rapidement et que vous recevez par écrit une décision officielle et les raisons qui la motivent.

Cette politique a été définie en respectant la Loi sur la protection des renseignements personnels et les documents électroniques. C’est une loi complexe qui comprend d’autres exceptions au principe de confidentialité qui comportent trop de détails pour en parler ici. Il y a quelques rares exceptions à l’engagement que nous avons décrit auparavant.

Pour des renseignements de nature plus générale, le Commissariat à la protection de la vie privée du Canada supervise la mise en application de la loi sur la confidentialité dans le secteur privé. Le Commissariat peut également agir comme ombudsman lors de différends en matière de vie privée.

Commissariat à la protection de la vie privée du Canada
30, rue Victoria, Gatineau (Québec)  K1A 1H3
Téléphone : 819.994.5444 — sans frais : 1.800.282.1376
ATS : 819.994.6591
Site Web : www.priv.gc.ca